Como fazer o treinamento de integração de novos funcionários
Resposta direta
A integração de um funcionário novo funciona quando ele aprende a função por material escrito, e não colando em quem está do lado. Ela precisa entregar três coisas na primeira semana: o que se espera dele, com um número; como cada tarefa é feita, em procedimentos de uma página; e o que ele pode decidir sozinho, com limite. Monte um roteiro de cinco dias, com uma pessoa responsável, e confira no fim da semana o que ele já faz lendo a folha.
Por que o funcionário novo demora a render
Na maioria das empresas pequenas, a integração é assim: o funcionário novo passa uns dias ao lado de quem já faz. Aprende o que essa pessoa lembra de mostrar, do jeito dela, com os atalhos e os erros dela. Se outra pessoa ensinasse, ele aprenderia outro jeito.
O resultado aparece semanas depois: ele pergunta tudo, erra o que ninguém mostrou e depende de quem ensinou. Quando o funcionário sai, o que ele aprendeu vai junto, e a próxima integração recomeça do zero. É uma das razões por que a rotatividade custa tanto, como está em equipe desmotivada e rotatividade alta.
O que o funcionário novo precisa saber
- O que se espera dele. O cargo, a área, a quem ele responde e o número pelo qual a função é medida, como prazo de atendimento cumprido.
- Como cada tarefa é feita. As tarefas da função, cada uma numa página: quem faz, quando acontece, o passo a passo, a trava e o que fazer quando dá errado.
- O que ele pode decidir. As decisões do dia a dia com limite escrito, e para quem subir o que passar disso.
Sem as três, o funcionário novo faz a única coisa segura: pergunta. Com as três, ele tem onde procurar a resposta.
Roteiro da primeira semana
Um exemplo de roteiro, para mostrar o formato. Ajuste os dias e as tarefas à função.
Dia 1. A empresa e o cargo. Quem é quem, as áreas, a quem ele responde, o número da função e onde ficam os procedimentos. Acessos e ferramentas entregues.
Dia 2. As tarefas mais frequentes. Leitura dos três procedimentos que mais se repetem. Ele acompanha a execução com a folha na mão.
Dia 3. Faz com apoio. Ele executa as três tarefas seguindo a folha, com o responsável ao lado, sem corrigir de cabeça: o que faltar na folha é anotado.
Dia 4. O que dá errado e o que ele decide. Os casos de erro de cada procedimento e as alçadas da função: o que ele resolve sozinho e o que sobe.
Dia 5. Conferência. Ele executa sozinho, lendo a folha. O responsável confere três casos e combina as próximas tarefas da semana seguinte.
Repare no que o roteiro não tem: ninguém depende da memória de quem ensina. Quem conduz a integração lê a mesma folha que o funcionário novo vai consultar depois.
O modelo para escrever os procedimentos da função
O roteiro só funciona se as tarefas estiverem escritas. Comece pelas três que o funcionário novo vai fazer já na primeira semana.
Baixar o modelo de procedimento de uma página (POP)
Grátis e sem cadastro, com um exemplo preenchido. Serve também para escrever o próprio procedimento de integração, com quem conduz, o que entrega em cada dia e a conferência do fim da semana.
Os erros mais comuns na integração
- Deixar para quem estiver livre. Integração sem responsável vira cada um ensinando uma parte, do seu jeito.
- Mostrar tudo no primeiro dia. Ninguém guarda uma empresa inteira em oito horas. Três tarefas bem aprendidas valem mais.
- Treinar sem material. Se o treinamento é só conversa, a próxima integração recomeça do zero.
- Esquecer as decisões. O funcionário novo sabe fazer, mas não sabe o que pode resolver, e volta a perguntar.
A Leitura mostra o resto da empresa: dez perguntas sobre a operação, sem nota. No fim, você vê o que já está definido, o que ainda depende de você e por onde começar.
Fazer a LeituraE se a empresa inteira precisar disso?
Integrar gente nova fica mais curto quando a empresa já está escrita. No Sistema Operacional Empresarial, o manual de processos e procedimentos do setor já vem escrito, com quem faz, a trava e o que fazer quando dá errado em cada processo. Você define o que é particular da sua empresa e valida. Quem chega pergunta ao CIV, Cérebro Inteligente da VOUAR, pelo WhatsApp, e ele responde com o que a empresa validou e avisa quando a regra não está definida. O primeiro setor com manual pronto é o de provedores de internet.
O manual da sua empresa já está escrito. Falta só o que é particular dela.
Perguntas frequentes
O que é integração de novos funcionários?
É o período em que o funcionário novo aprende a empresa, o cargo e as tarefas até conseguir fazer a função sozinho. Também é chamada de onboarding. Funciona melhor quando segue um roteiro escrito, com um responsável e uma conferência no fim da primeira semana.
Como treinar um funcionário novo?
Por material, e não colando em alguém. Entregue os procedimentos das três tarefas mais frequentes, deixe que ele acompanhe, depois execute com apoio e, no fim da semana, execute sozinho lendo a folha. O que ele perguntar mostra o que falta escrever.
Quanto tempo deve durar a integração?
A primeira semana cobre a empresa, o cargo e as tarefas mais frequentes. As demais entram nas semanas seguintes, três por vez. O tempo total depende da função, mas o que encurta é a empresa ter as tarefas escritas antes de a pessoa chegar.
Quem deve conduzir a integração?
Uma pessoa nomeada, de preferência o responsável pela área em que o funcionário vai trabalhar. Ela conduz o roteiro e faz a conferência. Quem conduz ensina pela folha, e não pelo próprio jeito, para que todo funcionário novo aprenda o mesmo.
O que fazer quando o funcionário novo pergunta tudo?
Veja se a resposta está escrita. Se está, devolva a pergunta para a folha. Se não está, a pergunta mostra o que falta no procedimento ou na alçada. Escreva, e a mesma dúvida para de chegar.